Dáta z dotazníkov rôznych výskumov je najlepšie zapísať do elektronickej podoby. Následne ich môžeme spracovať v štatistických programoch. Najčastejšie sa zapisujú do programu MS Excel alebo OpenCalc. Na to, aby sme mohli dáta použiť v štatistických programoch (NCSS, R, SPSS, Statistica, SAS či Splus), musíme dodržať určité pravidlá, aby ich uvedené programy dokázali prečítať.
Pár základných pravidiel zapisovania dát:
V stĺpcoch sú názvy premenných, napíšeme ich na prvý riadok (žltý riadok). V prvom stĺpci je ID , čo je poradové číslo dotazníka. Ak náhodou urobíme preklep a zistíme to až neskôr, podľa ID môžeme nájsť otázku dotazníka a pozrieť sa, aká má byť správna hodnota.
Názov premennej sa musí začínať písmenom, mal by obsahovať aj číslo otázky. Nemal by byť dlhý, odporúča sa maximálne 8 znakov (písmen a číslic) bez diakritiky. V názve neodporúčame okrem podtržníka alebo spojovníka používať znaky ani medzery.
| Takto nie: | Takto áno: |
| 15OT 16OT:NAS VZ-RODIC VZ!RODIC | T1skola T2rod T3rocnik T4vek T6vzdelanie |
Do stĺpca premennej zapisujeme hodnoty, varianty danej premennej (napríklad ak čísla reprezentujú číselný kód znaku 1=muž, 2=žena , alebo vzdelanie: 1=základné, 2=stredné, 3=vysokoškolské).
Za číslom nesmie byť bodka- nemožno písať bodku za číslom, ktoré označuje poradie. Hodnoty majú byť uvedené v jednej sústave. Napríklad v premennej „Dĺžka praxe“ nemôžeme písať údaje raz v rokoch a inokedy v mesiacoch.
Variantami poradovej, intervalovej alebo pomerovej premennej musí byť číslo.
| Takto nie: | Takto áno: |
 |
 |
Pre testovanie hypotéz pre viaceré testy napr. t test, McNamerov test, ANOVA a podobne, variantami skupinových premenných môžu byť len čísla.
V jednej bunke môže byť len jedna odpoveď (jeden variant znaku, jeden číselný alebo jeden znakový kód). Nemožno zapísať do jednej bunky napr. toto: 1,2,3,4
| Takto nie: | Takto áno: |
 |
 |
Ak máme viacero dotazníkov, z ktorých dáta budeme neskôr spájať do jedného súboru, musíme určiť jednoznačné kľúče – premenné – pre takéto spájanie dátových súborov a to na každom dotazníku.
V predvýskumoch bývajú v dotazníkoch otvorené alebo polouzavreté otázky. Tieto otázky umožňujú respondentovi napísať súvislý text. Ak spracovávame takéto údaje kvantitatívnym spracovaním, musíme ich kategorizovať. Podobné odpovede zaradíme do rovnakej kategórie a jednotlivým kategóriám priradíme jednoznačné číselné kódy.
Pri kvalitatívnom spracovaní údaje kategorizovať netreba .
Naše odporúčania pri zápise dát:
- Názov premennej sa musí začínať písmenom.
- V názvoch premenných sa odporúča mať aj číslo otázky v dotazníku.
- Variantami poradovej, intervalovej alebo pomerovej premennej musí byť číslo.
- So zápisom dát sa nemusíte trápiť, ak máte elektronický dotazník. Dáta sú uložené v databáze v správnom tvare a formáte a stačí si ich len stiahnuť.
- Požiadajte o pomoc odborníkov. My to urobíme za vás =)